Il Decreto Green Pass - Q&A

In data 21 settembre 2021, è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto Legge n. 127/2021 contenente misure urgenti per l’accesso ai luoghi di lavoro pubblici e privati.
Il presente documento mira a fornire alcune risposte alle più frequenti domande in tema di implementazione della nuova normativa sul Green Pass.

Cosa è il Green Pass?

Il Green Pass è un certificato che attesta alternativamente: 1) la avvenuta vaccinazione anti COVID-19; 2) la avvenuta guarigione da malattia COVID-19; 3) l’effettuazione di test (tampone molecolare o antigenico) con esito negativo eseguito da non più 72 o 48 ore a seconda dei casi.

Chi deve possedere il Green Pass al fine di accedere al luogo di lavoro? 

Chiunque svolga, a qualsiasi titolo, una attività lavorativa, di formazione e volontariato deve possedere il Green Pass per l’accesso in azienda, in ufficio, negli studi professionali e in qualunque altro luogo di lavoro, anche sulla base di contratti esterni. 

L’obbligo trova applicazione sia nei confronti dei lavoratori del settore pubblico sia di quello privato e, in particolare, dei lavoratori subordinati, parasubordinati, autonomi, tirocinanti, personale in somministrazione o appalto, lavoratori distaccati, collaboratori domestici.

Il possesso e l’esibizione del Green Pass su richiesta dei soggetti deputati al controllo sono una condizione necessaria per lo svolgimento della prestazione lavorativa.

L’obbligo di possedere ed esibire il Green Pass non trova applicazione esclusivamente nei confronti di:

• soggetti esenti dalla campagna vaccinale sulla base di idonea certificazione medica rilasciata secondo i criteri definiti con circolare del Ministero della salute (i c.d. soggetti fragili);
• infra-dodicenni;
• telelavoratori, i quali per definizione svolgono la prestazione da remoto e non accedono al luogo di lavoro.

Secondo le linee guida di Confindustria, “Il possesso del Green Pass è necessario solamente per lo svolgimento di attività lavorativa e non per altri motivi. Quindi, nel caso di accesso di personale per motivi diversi dal lavoro, non è richiesto alcun documento”. 

Sembra possibile ritenere che il Green Pass debba quindi essere richiesto ai soggetti che svolgono una attività in esecuzione di un contratto.

Quando entra in vigore l’obbligo e fin quando perdura?

L’obbligo entra in vigore il 15 ottobre 2021 e troverà applicazione sino al 31 dicembre 2021, termine di cessazione dello stato d’emergenza, salvo proroghe. 

Chi deve effettuare i controlli?

I datori di lavoro e i committenti sono tenuti a verificare il possesso del Green Pass da parte dei lavoratori e dei soggetti esterni che accedono ai luoghi di lavoro per svolgere un’attività lavorativa.

A tal fine, entro il 15 ottobre 2021, i datori di lavoro sono tenuti a:

• definire le modalità operative del controllo, anche a campione e possibilmente al momento dell’accesso al luogo di lavoro;
• individuare con atto formale (delega scritta) i soggetti incaricati dell’accertamento e della contestazione delle eventuali violazioni.

Può essere delegato all’attività di controllo un soggetto esterno all’organizzazione aziendale? 

La norma nulla chiarisce circa la possibilità di delegare un soggetto esterno all’organizzazione aziendale, come ad esempio un lavoratore autonomo. Tuttavia, in assenza di un esplicito divieto, si ritiene possibile delegare l’attività di controllo a soggetti esterni, anche organizzati in forma societaria.

In tal caso, la società esterna andrà nominata “Responsabile del Trattamento” e sarà tenuta ad individuare una persona fisica materialmente incaricata dei controlli.

Come deve essere predisposta la delega?

La delega dovrà essere specifica e dovrà indicare le modalità di effettuazione dei controlli e  di segnalazione di eventuali violazioni accertate da parte dei lavoratori. Inoltre, la delega deve essere accettata per iscritto dall’incaricato/a

Il Medico Competente può effettuare i controlli?

No, a meno che non sia formalmente nominato come soggetto deputato al controllo.

E’ possibile sanzionare disciplinarmente il dipendente incaricato dei controlli in caso di omesso/errato controllo?

Nulla è stato precisato al riguardo.

Tuttavia, la nomina di un dipendente come soggetto incaricato risulta ulteriore e accessoria al contratto di lavoro. Conseguentemente, riteniamo che ciò non sia possibile. 

Nulla impedirebbe tuttavia di agire contro il delegato al fine di ottenere un risarcimento del danno, in caso di dolo o colpa grave dello stesso.

Il soggetto incaricato del controllo deve avere il Green Pass? 

Sì, se opera all’interno del perimetro aziendale.

In caso di appalto c.d. “endo-aziendale”, chi controlla i dipendenti dell’appaltatore che accedono ai siti del committente?

Il controllo andrà effettuato sia dal committente sia dall’appaltatore. 

Il committente dovrà verificare il Green Pass in qualità di soggetto tenuto a controllare chiunque acceda ai locali aziendali per rendere una prestazione lavorativa, mentre l’appaltatore sarà tenuto a controllare i propri dipendenti, in qualità di datore di lavoro.

In caso di somministrazione, chi controlla i dipendenti somministrati? L’agenzia di somministrazione o l’utilizzatore?

Il possesso del Green Pass dovrebbe essere verificato solo dall’azienda utilizzatrice e non dall’agenzia del lavoro. 
Ciò perché: 

• all’utilizzatore spetta ogni potere dispositivo e di controllo sul lavoratore somministrato;
• il lavoratore somministrato gode di parità di trattamento rispetto ai dipendenti diretti;

Le agenzie di somministrazione dovrebbero tuttavia informare i lavoratori della necessità di possedere ed eventualmente esibire il Green Pass al momento dell’accesso nel luogo di effettivo svolgimento della prestazione lavorativa.

Con quali modalità devono essere effettuati i controlli?

La normativa prevede che:

• la verifica del Green Pass debba essere effettuata esclusivamente mediante la lettura del codice a barre bidimensionale riportato sul documento, utilizzando l’applicazione “VerificaC19”;
• l’intestatario del Green Pass sia tenuto a mostrare, su richiesta, il proprio documento di identità;
• i controlli vengano preferibilmente effettuati al momento dell’accesso al luogo di lavoro;
• i controlli possano essere effettuati anche a campione.

Non sono stati specificati ulteriori dettagli circa le concrete modalità con cui i controlli dovranno essere effettuati. Si ritiene, tuttavia, che i controlli debbano essere svolti quotidianamente.

Raccomandiamo di implementare idonei modelli di controllo, in cui specificare modalità, tempistiche e entità dei controlli, nonché adeguate linee di reporting. Inoltre, suggeriamo di rendere note le modalità di controllo ai lavoratori anche attraverso la redazione di una specifica policy.

Cosa si intende per controlli a campione?

Controlli condotti solo su alcuni lavoratori, in modo casuale e non discriminatorio.

I controlli a campione dovranno avvenire sulla base di adeguati modelli organizzativi, che dunque stabiliscano un criterio di verifica e una misura proporzionata di soggetti verificabili giornalmente, in base alla dimensione occupazionale (es: 50%).

Come si può dimostrare di aver adempiuto all’obbligo di controllo?

Adozione di modelli organizzati che definiscano le modalità dei controlli.

Trasmissione di policy ai dipendenti e ai soggetti incaricati.

Adozione di uno specifico registro, nel quale indicare l’ora ed il numero controlli giornalieri ed esiti senza specificare i nominativi. 

In caso di controllo, i dipendenti potranno testimoniare circa l’effettivo svolgimento dei controlli. Inoltre, l’esibizione dei strumenti di lavoro destinati al controllo su cui è scaricata l’app VerificaC19 potrà essere utile.

Eventualmente, valutare con il medico competente l’inserimento delle procedure di controllo del Green Pass nel DVR.

Si può chiedere ai lavoratori se siano muniti di Green Pass prima del loro arrivo sul luogo di lavoro?

Il possesso del Green Pass è una condizione necessaria per lo svolgimento della prestazione lavorativa all’interno dei luoghi di lavoro. Pertanto, si ritiene possibile chiedere preventivamente ai lavoratori se siano impossibilitati o meno allo svolgimento dell’attività lavorativa. Tuttavia, deve rammentarsi che tale richiesta non potrà avere ad oggetto dati sanitari e sensibili. Quindi, riteniamo opportuno che il datore di lavoro trasmetta al lavoratore una comunicazione peventiva per chiedere a questi conferma se, tra il 15 ottobre e il 31 dicembre 2021, egli sia in grado di svolgere l’attività lavorativa in presenza. 

Allo stato, non è possibile chiedere ai lavoratori se siano vaccinati.

Il lavoratore che non sia in possesso del Green Pass e lo comunichi preventivamente al datore di lavoro deve in ogni caso presentarsi sul luogo di lavoro? 

No. Il lavoratore che comunica preventivamente al datore di lavoro di non essere in possesso del Green Pass non è tenuto recarsi sul luogo di lavoro. Egli, infatti verrà considerato assente ingiustificato fino all’esibizione della predetta certificazione e, comunque, non oltre il 31 dicembre 2021.

Nel caso in cui un lavoratore sia in possesso del Green Pass ma abbia avuto un contatto stretto con un soggetto positivo al COVID-19, può accedere ugualmente al luogo di lavoro? 

No. Il Green Pass non costituisce un documento sanitario attestante che l’individuo non è portatore del virus al momento della relativa esibizione. Pertanto, il datore di lavoro dovrà allontanare tale lavoratore dal luogo di lavoro ed invitarlo a sottoporsi al periodo di quarantena previsto per legge, ultimato il quale il lavoratore, per poter accedere al luogo di lavoro, dovrà presentare un certificato che attesti la sottoposizione a tampone ed il relativo esito negativo.

Cosa accade se il lavoratore esibisce un Green Pass scaduto o la cui scadenza si colloca all’interno della giornata lavorativa?

Se il Green Pass risulti già scaduto al momento del tentativo di accesso al luogo di lavoro, il lavoratore non può accedere. Qualora, invece, il lavoratore presenti un Green Pass che venga a scadenza durante l’orario lavorativo ma, comunque, dopo l’accesso al luogo di lavoro (ad esempio, in caso di tampone con esito negativo la cui durata è 48 o 72 ore), si può ritenere che il lavoratore possa rimanere all’interno del luogo di lavoro fino al termine della giornata lavorativa. 

È possibile conservare in azienda copia del Green Pass del dipendente e/o la sua data di scadenza?

No, non è possibile.

I controlli possono avere ad oggetto esclusivamente l’autenticità, validità od integrità del Green Pass e non possono implicare la raccolta (e, dunque, anche la conservazione) dei dati dell’intestatario in qualunque forma.

Pertanto, non è consentito accedere alle informazioni in merito ai presupposti - vaccino, guarigione dal COVID-19 o tampone - che hanno determinato il rilascio della certificazione, né alla relativa scadenza, e non è consentito richiedere copia delle certificazioni da controllare o controllate. 

Il Garante per la protezione dei dati personali ha chiarito che conservare una copia del certificato e/o l’indicazione della data di scadenza costituisce una violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali. In particolare, secondo il Garante il rispetto del principio di minimizzazione, che comporta la rilevazione dei dati strettamente necessari al raggiungimento delle finalità perseguite (i.e. controllo del possesso del Green Pass), non permette la raccolta di dati eccedenti tali finalità, come quelli inerenti la condizione sanitaria dell’interessato.

Cosa accade se il lavoratore, alla richiesta del Green Pass, non ne sia in possesso o rifiuti di mostrarlo?

I lavoratori che non siano in possesso del Green Pass o si rifiutino di mostrarlo sono considerati assenti ingiustificati, senza diritto alla retribuzione o ad altro emolumento, sino alla presentazione del Green Pass, e comunque non oltre il 31 dicembre 2021.
I lavoratori assenti ingiustificati mantengono il diritto alla conservazione del posto di lavoro, e viene esplicitamente esclusa la rilevanza disciplinare del mancato possesso o del rifiuto a mostrare il Green Pass.

Nelle imprese con meno di 15 dipendenti, dopo 5 giorni di assenza ingiustificata, il datore di lavoro può sospendere e sostituire temporaneamente il lavoratore sprovvisto di Green Pass o che ne rifiuti l’esibizione, per un periodo comunque non superiore a dieci giorni, rinnovabili per una sola volta, e non oltre il 31 dicembre 2021.

Qualora il lavoratore non sia in possesso del Green Pass al momento della verifica e, quindi, non possa accedere al luogo di lavoro, cosa deve fare l’incaricato? Cosa deve fare il datore di lavoro?

Il soggetto deputato al controllo deve invitare il lavoratore a lasciare il luogo di lavoro e rammentargli che, nel caso in cui acceda al luogo di lavoro in assenza di Green Pass, sarà sottoposto a procedimento disciplinare da parte del datore di lavoro. Quest’ultimo dovrà altresì avvisare le autorità competenti per l’applicazione delle relative sanzioni amministrative.

L’incaricato, inoltre, dovrà comunicare al datore di lavoro il nominativo del lavoratore sfornito del Green Pass, al fine di consentire al datore di lavoro di adempiere agli obblighi di legge.

Cosa accade se il lavoratore accede ai luoghi di lavoro privo di Green Pass?

I lavoratori che accedano ai luoghi di lavoro privi di Green Pass (ad esempio, perché il controllo è effettuato a campione durante l’orario di lavoro) possono essere sanzionati disciplinarmente dal datore di lavoro e sono comunque soggetti a una sanzione amministrativa da un minimo di € 600 ad un massimo € 1.500 (raddoppiata in caso di violazione reiterate). Il soggetto incaricato del controllo dovrà segnalare la violazione alle autorità competenti.

Le aziende con più di 15 dipendenti possono sostituire il lavoratore assente ingiustificato?

La norma non lo precisa. Tuttavia, in applicazione del principio generale che consente la sostituzione degli assenti con diritto alla conservazione del posto, riteniamo che la risposta sia positiva.

Tuttavia, il lavoratore sostituito potrà rientrare in servizio non appena avrà il Green Pass; in questo caso, infatti, diversamente che nelle piccole aziende, non è prevista la facoltà del datore di lavoro di sospensione per 10 giorni -rinnovabili- il lavoratore privo di Green Pass. 

Cosa accade se il datore di lavoro non definisce le modalità di controllo del Green Pass o non effettui i controlli?

Il datore di lavoro sarà soggetto a sanzioni amministrative da un minimo di € 400 ad un massimo € 1.000.

Il lavoratore sprovvisto di Green Pass ha diritto allo smart working?

Il lavoratore non ha diritto allo smart working. Ovviamente, nulla impedisce al datore di lavoro e al lavoratore sprovvisto di Green Pass di addivenire ad un accordo per autorizzare il lavoro agile o da remoto.

Nel caso in cui l’accordo di smart working preveda dei giorni di necessaria presenza fisica, e il lavoratore non possa accedere al luogo di lavoro in quanto sprovvisto di Green Pass, tali giornate saranno considerate quali assenze ingiustificate.

Le certificazioni equipollenti al Green Pass rilasciate da Paesi extra UE sono valide per l’accesso nei luoghi di lavoro?

Le certificazioni rilasciate dalle autorità sanitarie del Canada, Giappone, Israele, Regno Unito e Irlanda del nord e Stati Uniti d’America sono riconosciute come equivalenti al Green Pass e, quindi, permettono al soggetto detentore l’ingresso nel luogo di lavoro.

L’introduzione della normativa sull’obbligo del Green Pass consente al datore di lavoro di modificare, in senso meno restrittivo, le misure di salute e sicurezza già adottare?

No, almeno fintanto che non verranno emanate le linee guida e/o entreranno in vigore nuovi protocolli di sicurezza.

Il datore di lavoro deve necessariamente redigere una policy interna?

La normativa prevede che il datore di lavoro definisca le modalità operative con cui verranno attuate le verifiche.

Conseguentemente, riteniamo che una policy interna sia necessaria.

E’ possibile chiedere in sede di colloquio al candidato se è in possesso di Green Pass?E’ possibile subordinare l’assunzione di un lavoratore al possesso del Green Pass?

Per quanto il Green Pass non rappresenti un dato sanitario, una richiesta esplicita in tal senso potrebbe assumere un carattere discriminatorio.

Tuttavia, si potrebbe chiedere al candidato di confermare se sia in grado di svolgere l’attività lavorativa in presenza sino al 31 dicembre 2021. 

Non è possibile chiedere se al candidato se sia vaccinato.

Quali sono le conseguenze in caso di irregolarità riscontrate in relazione ai lavoratori “esterni” (es: consulenti, lavoratori in appalto)?

Al momento, non sono state previste conseguenze particolari in caso di soggetti esterni (consulenti, lavoratori operanti in appalto) sprovvisti di Green Pass, se non l’impossibilità di accesso al luogo di lavoro.

A livello contrattuale, tuttavia, potrebbe essere utile stipulare clausole penali volte a tutelare la committenza dai possibili danni derivanti dal mancato accesso da parte dei soggetti esterni.

Inoltre, per quanto riguarda i contratti di appalto, si potrebbe prevedere l’obbligo per l’appaltatore di sostituire prontamente i lavoratori sprovvisti di Green Pass.